无纸化会议系统是使用现代通讯技术、音频技术、视频技术、软件技术，通过文件的电子交换实现会议的无纸化，其特征是:文件传输网络化，文件显示电子化，文件编辑智能化，文件输入输出可控化，无纸化会议系统的一个基本特征是:会议室设有公共视频显示的大屏幕和每个席位单独控制和使用的席位显示器，选择席位显示或称异步显示时，由与会者自行操作该智能终端，此时，该智能终端如同一台 独立使用的标准计算机，每个参会者可以自主地在显示公共信号的同步显示或异步显示之间一键切换。

无纸会议系统复盖的设备包括音响系统、云会议系统、视频系统、提供会议服务和会议支持工具的软件系统、各席的画面升降和翻转系统等。用于公共显示的投影系统或拼接屏。网络交换机、视频驱动器、中央控制系统和视频矩阵也是会议室常用的设备。

如何实现和构建无纸化会议系统，各类系统集成商、软件开发公司已经做了很多尝试，无纸化会议系统，首先应该是一套智能会议系统，这里的智能不仅仅是对会议室所用设备实现智能管控，也不仅仅是对会议流程提供智能工具和服务，更重要的是要能够实现会议过程、使用方式、甚至是资料检索、会议决策的智能化，同时会议系统必须适应、兼容信息技术发展的日新月异、软件产品的应接不暇，以及由于互联网、云计算、大数据的出现，使后台数据、信息资源爆炸性的增长而提出的智能决策。